Gmail vs. Outlook: La hora de la verdad

Es difícil pensar en el email sin poner una G delante de él. A pesar del renombre de Gmail como uno de los mejores servicios de email de Internet, el Outlook.com de Microsoft ha pasado los últimos años convirtiéndose en un competidor competente. En el enfrentamiento de hoy, ponemos a estos dos pesos pesados del email a prueba. Hay un millón de servicios de email, pero solo unos pocos se han elevado hasta la cima. Después de que Outlook.com absorbiera Hotmail, Gmail y Outlook.com se han convertido en dos de los servicios de email más grandes de Internet, sumando entre los dos más de mil millones de usuarios. Sus acercamientos a la gestión de tu email son similares, pero hay discrepancias bastante importantes entre sus características.

Gmail: El de Google ha liderado el servicio de email gratuito desde que una broma de April Fools de 2004 resultara ser real. Con sus robustos filtros, etiquetas y 15GB de espacio a compartir entre varios servicios Google, Gmail consiguió con éxito que nos replanteáramos cómo funciona el email. En mayo de 2015, Gmail tenía más de 900 millones de usuarios activas.

Outlook.com: En 2012, Microsoft lanzó una nueva versión web de Outlook, su cliente de email. Después, Microsoft migró a todos los usuarios de Hotmail a Outlook.com. El servicio tiene un montón de características únicas incluyendo Clutter, reglas de email e integración con el calendario Outlook. Microsoft dice que los usuarios de Outlook están limitados a 5GB de espacio, pero que «esto se irá ajustando lentamente de acuerdo a tus necesidades». Ahora, el servicio reúne a más de 400 millones de usuarios activos.

Gmail marcó el estandar de organización, pero Outlook está metido en ella

En Gmail, puedes ordenar los emails automáticamente por emisor, por palabras clave en el nombre del asunto o en el cuerpo, archivos adjuntos y por tamaño. Puedes usar esos filtros para marcar los mensajes automáticamente como leídos, aplicarles etiquetas, responder con un mensaje enlatado, borrarlos y más. Además de esto, Gmail usa etiquetas y estrellas en lugar de ficheros. Puedes aplicar multitud de etiquetas a tus mensajes, lo que crea una gran flexibilidad a la hora de elegir el tipo de organización que quieres, y las estrellas te permiten dejar los emails importantes para después.

Gmail también usa un sistema de priorización de la bandeja de entrada que te permite encontrar automáticamente mensajes que cree que son importantes según a quién envías emails, qué mensajes abres, con qué interactúas y otros criterios. También puedes marcar un email como importante para ayudarlo a aprender.

El acercamiento de Outlook a la organización es un poco más complicado. Para empezar, el sitio usa carpetas como el método principal para organizar los mensajes. Por defecto, la ventana a mano izquierda muestra una lista de carpetas por defectos, y puedes crear el tuyo para organizar tus mensajes. Puedes pinchar emails para que permanezcan en lo alto de una carpeta lo que se parece pero no es exactamente como las estrellas de Gmail. Outlook también tiene una característica llamada Clutter que encuentra emails que probablemente no te interesan y los mueve a una carpeta separada. Esto te permite centrarte en tus mensajes importantes y limpiar la basura de una sola vez.

Puedes añadir categorías a tu email, que funcionan como etiquetas. Puedes añadir categorías y usarlas como criterio para las reglas. Sin embargo, por defecto, Outlook no te muestra tus categorías en la ventana de navegación. Para ver cualquier categoría, tienes que navegar a través de Opciones – Diseño – Categorías y elegir manualmente qué categorías se muestran. Por un lado, esto hace que sea difícil llenar de porquería tu bandeja de entrada (a diferencia de Gmail, que muestra todas las etiquetas a menos que las ocultes), pero por el otro, fue un rollo hasta encontrar la opción.

De manera similar, los filtros de Outlook se llaman Reglas. Cuando estás viendo un email, puedes crear una Regla para filtrar mensajes como ese. De otro modo, las Reglas siguen enterradas en las opciones de menu de Outlook. Tienen tantas opciones como los filtros de Gmail, pero no son tan robustos. Por ejemplo, no puedes mandar automáticamente un mensaje enlatado en base a un filtro. Sin embargo, para la mayor parte de las situaciones, las Reglas y los filtros son bastante comparables.

Outlook tiene una interfaz simplificada, pero Gmail tiene varios diseños entre los que escoger

Google es famoso por lo mucho que le gusta jugar con la interfaz de Gmail, así que tienes diferentes opciones entre las que escoger. Recientemente, Google ha introducido una vista de la bandeja de entrada dispuesta en pestañas que ordena tu email dentro de categorías, incluyendo Social para mensajes de redes sociales, Promociones para publicidad y Actualizaciones para emails autogenerados como confirmaciones o facturas. Para algunos, esto fue un regalo de los dioses. Otros quisieron que se quitase de inmediato. Además, Google también ha estado experimentado con Inbox, una tercera interfaz alternativa para Gmail. Inbox trata tu email más como una lista de tareas donde tienes que marcar cada mensaje como «Hecho» más que como «leído». Puedes ocultar emails para verlos más tarde y agrupar mensajes relacionados. Entre Inbox, la bandeja por pestañas de Gmail y la bandeja de entrada de prioridad normal, tienes varias opciones para escoger cómo presentar tu email.

Gmail tiene también un montón de modificaciones escondidas en la sección «Labs» de sus opciones. Aquí puedes activar un montón de modificaciones útiles como un botón dedicado de Marcar como Leído, una ventana de previsualización para que puedas leer los emails sin abandonar la lista de mensajes, y respuestas enlatadas. Mientras que varias de esas variantes son modificaciones geniales que no todo el mundo podría querer, algunas son variantes básicas que probablemente no deberías ni tener que buscar para activarlas en 2016.

Outlook, por otro lado, usa un diseño básico de tres paneles y se queda con él. En el lado izquierdo, puedes hacer clic en diferentes carpetas y categorías para navegar por ellas. En la sección del medio, verás una lista de emails en esa carpeta. Haz clic en un email y podrás leerlo en el tercer panel de la derecha. Para cualquiera que esté acostumbrado a un cliente de email que no sea Gmail, debería parecerle muy familiar. Outlook no tiene tantas opciones de customización de su interfaz como Gmail, pero eso no es necesariamente algo malo. Puedes toquetear lo básico, pero como dónde aparece tu panel de display o en qué orden aparecen los mensajes en una conversación de Outlook.

Finalmente, tanto Outlook como Gmail tienen publicidad, aunque aparecen de diferentes maneras. En Gmail, verás un par de anuncios que parecen emails normales bajo la pestaña de Promociones. Puedes evitarlos eliminando la pestaña de promociones, desactivando la bandeja de entrada por pestañas o usando Inbox. En Outlook, los anuncios son banners completos en un lado de la pantalla. La única manera (aparte de los bloqueadores de publicidad) de desactivarlos es pagar 20$/año por un Outlook sin publicidad. La parte buena es que Microsoft promete que Outlook no revisará tu email para enviarte publicidad dedicada.

Gmail tiene unos cuantos trucos extra y Outlook tiene todo un cajón lleno de ellos

Ningún cliente de email es una isla. Google y Microsoft tienen un montón de productos creados directamente en su cliente de email para hacerlos bastante potentes. Por simplificar, incluiremos solo servicios que puedas usar sin tener que salir de las pestañas de Gmail o Outlook. Sin embargo, cada compañía tiene pequeños atajos a su multitud de productos, así que parte de tu decisión puede estar determinada según qué aplicaciones usas en tu día a día.

En gmail, Hangouts aparece como un panel en el lado derecho de la pantalla. Cada chat que inicies se abrirá en la parte inferior de tu ventana. Puedes abrir y minimizarlos mientras revisas tu email y abrirlos para contestar mensajes. También puedes abrir ventanas de Tareas que se colocarán junto a tus conversaciones para crear una lista básica de quehaceres durante el día. Puedes elegir fechas límite y escribir descripciones para cada tarea, pero eso es todo. En la sección Labs, puedes activar un widget de mini calendario para ver una versión muy abreviada de tu agenda para el día. Eso es todo lo que puedes añadir a Gmail sin descargarte extensiones para añadir servicios aparte del propio Gmail.

En Outlook, puedes usar Skype para mandar mensajes. Hay una sección de Tareas que puedes abrir desde el menú de arriba a la izquierda. En ella podrás añadir mucho más detalle a tus tareas, incluyendo las horas trabajadas, programar recordatorios para una tarea y adjuntar archivos de OneDrive a una tarea.

Además de esto, Outlook tiene un montón de add-ins que expanden la funcionalidad de tu bandeja de entrada. Por ejemplo, puedes abrir el add-in Boomerang para programar un recordatorio de volver a leer un email después de unas horas o días. Puedes abrir el add-in Evernote para copiar un email a uno de tus blocs de notas. Hay más de 100 add-ins en la Office Store donde puedes añadir nuevas funcionalidades a tu Outlook.

El veredicto: Gmail es amigable para usuarios curiosos y Outlook es genial para oficinistas

En el pasado, Gmail ha sido el estandar de cómo gestionar tu email online. Mientras que Microsoft lo ha hecho bien con la versión de escritorio de Outlook, solo en años recientes ha llegado a la altura del producto de Google en cuanto a productos web mail. Ahora, saber cuál de los dos es mejor depende de un lanzamiento de moneda, pero cada uno tiene sus ventajas.

Si te gusta el toqueteo insistente o experimentar con la organización de tu email, Gmail es para ti. Google no ha dejado nunca de experimentar con nuevos diseños que cambian cómo usas el email. A veces funcionan, a veces no, y todo el mundo tiene su preferencia. Incluso si no eres un gran fan del cambio, los poderosos filtros, las etiquetas customizables y la organización automática de Gmail son suficientemente sólidos para que tu bandeja de entrada cumpla con tus expectativas.

Outlook, por otro lado, es perfecto para cualquier a quien le guste el diseño simplificado o use un montón de apps de productividad profesional. Outlook coloca los botones más importantes allá donde puedas verlos y deja que los usuarios más curiosos rebusquen las opciones si quieren hacerlo. Tiene conexiones profundas no solo con el resto de apps de Microsoft Office, sino con plugins como Boomerang, Evernote y más. Mientras que el Gmail de Google no es que holgazanee en el contexto de la productividad, el Outlook de Microsoft es el rey en el entorno de oficina.